¿Cómo enviar correos electrónicos de una manera profesional?

Normalmente enviamos uno o muchos más correos electrónicos al día, ya que está comprobado que esta es la herramienta más utilizada en internet, se utiliza de distintas maneras y con diferentes propósitos, muchos lo usan de manera personal, para comunicarse con sus familiares, amigos, etc. Pero también es muy común usarlo para fines profesionales, ya sea en tu trabajo, o para mantener comunicación con los clientes de tu negocio, con tus proveedores, etc. Eso lo comprendemos muy bien, pero seguramente nunca te has formulado la siguiente pregunta ¿estoy escribiendo mis correos de una manera correcta?, pues déjame decirte que muchas veces fallamos en este aspecto, a veces los escribimos lo más rápido posible y los enviamos de esta manera, pero déjame decirte que hay algunas reglas o protocolo a seguir, para que por medio de tus correos parezcas un serio profesional.

Para este caso nos auxiliaremos de los consejos que Eric Schmidt nos brinda al respecto, este hombre fue el director general de Google, también nos habla un poco sobre este tema el vicepresidente de productos de Google, Jonathan Rosenberg. Nos asegura que practicando algunos hábitos que nos enumeran, podremos mandar mejores correos electrónicos, todos estos consejos son sacados de su libro titulado “How Google Works”.

Los consejos para enviar mejores correos electrónicos

Estos son un extracto de su libro, que fue publicado en la página web de Time. Nos habla de ciertas reglas importantes que debes guardar y cumplir, para que tus correos electrónicos sean como el de todo un profesional.

• Una de las principales cualidades que debes de tener para enviar correos de una manera correcta, es que debes responder los correos electrónicos de los demás de una manera pronta, es decir tu respuesta tiene que ser casi inmediata o al poco tiempo después de que has recibido el correo electrónico. Por supuesto que esto debe de ser parejo para todos, no solamente para tu grupo más cercano de amigos o compañeros de trabajo, sino que debes de poner en práctica este hábito en general para todos los correos que caigan a tu bandeja de entrada. No importa si en ocasiones realiza respuestas cortas, lo más importante es que los respondas. La ventajas de atender rápidamente tus correos son muchas, pero entre las más importantes podemos mencionar que si lo haces de esta manera, los demás observarán que tu estas atento en todo momento, por lo que cuando se trate de decisiones importantes, o discusiones sobre proyectos, tu opinión será tomada en cuenta.

• Otro aspecto muy importante cuando envíes correos electrónicos, es la claridad con las que estos son redactados, cada palabra aunque no lo creas es de gran importancia, pero la palabrería solo por adornar o parecer profesional, esa no sirve para nada. Cuando trates de describir un problema o situación, este debe de ser con la mayor claridad posible, sin andar con tanto rodeo. Lo recomendado es que antes de enviar tu correo, lo revises una vez más, con el fin de detectar las palabras que están de sobra, o que no son necesarias y posteriormente proceder a eliminarlas.

• La siguiente recomendación tiene bastante que ver con tu bandeja de entrada, pues muchas personas pierden valioso tiempo revisando de entre todos los correos que tienen acumulados en su bandeja, cuales son los más importantes y urgentes de responder, sin darte cuenta que existen otras formas más rápidas y eficaces de lograr este cometido, pero esto trata acerca de tu disciplina personal en cuanto a la organización. Aunque te tome un poco de tiempo al principio, pero lo correcto es que leas cada correo electrónico, por lo menos lo suficiente para saber si es un correo importante o no, si no es así entonces debes eliminarlo, tu meta debe de ser una bandeja de entrada con menos de 5 correos.

• También existen otros factores que te ayudaran a manejar tus correos electróncios de manera profesional, por ejemplo es recomendado mantener un orden del más antiguo hasta el más reciente. También te en mente que los correos no son medios para desatar tu ira contra alguien, nunca lo utilices para gritar o vociferar por alguna situación, esa clase de cosas se tratan en persona.